ORDEN de la Consejería de Hacienda y Administración Pública, de 25 de abril de 1995, por la que se regula el procedimiento de pagos a justificar.

Transcripción

1 ORDEN de la Consejería de Hacienda y Administración Pública, de 25 de abril de 1995, por la que se regula el procedimiento de pagos a justificar. El régimen general de tramitación de pagos y gastos previsto en la Ley 3/90 de 5 de abril, de Hacienda de la Región de Murcia, exige que a toda propuesta de pago se acompañe la justificación que acredite que el acreedor ha cumplido la prestación o el derecho del mismo conforme a los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto. Dado que en determinadas situaciones ello es prácticamente imposible, por el legislador se previó, para estos casos concretos, el sistema de pagos a justificar en el cual se excepciona de este requisito general y, a tal efecto, dispuso en su artículo 50 que el Consejo de Gobierno estableciera las normas para regular la expedición de órdenes de pago a justificar. Estos pagos a justificar no suponen más que una especialidad en el régimen general de tramitación de los gastos y, sobre todo, de los pagos cuyo fundamento es la necesidad de atender eficazmente determinadas situaciones y compromisos que no pueden serlo con dicho régimen general al ser imposible aportar los justificantes previamente a la salida de los fondos de las cuentas generales del Tesoro Público Regional. A cuyo efecto se ponen a disposición de un habilitado pagador al que se responsabiliza de dicha justificación. A pesar del tiempo transcurrido desde la publicación de la Ley de Hacienda de la Región de Murcia, dicho precepto legal no ha sido objeto de desarrollo reglamentario y la expedición de órdenes de pago a justificar se ha continuando rigiendo en la práctica por la Orden de la Consejería de Hacienda y Administración Publica, de 23 de marzo de 1987, lo cual unido a la falta de regulación del sistema de anticipos de caja fija previsto en el mismo artículo de la Ley ha motivado que se haya recurrido en exceso a este sistema extraordinario de pagos ocasionado diversas disfuncionalidades tanto por el número excesivo de éstos como por la distinta naturaleza de los gastos a atender mediante uno y otro sistema de pago. Regulado el sistema de anticipos de caja fija, mediante Orden de esta Consejería de 14 de abril de 1994, se hace necesario regular el sistema de pagos a justificar para devolver a éstos a su auténtica naturaleza y circunscribirlos exclusivamente a los casos para los que los ha previsto el legislador. En su virtud, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50.3 de la Ley 3/90, de Hacienda de la Región de Murcia, y previo informe de la Intervención General, DISPONGO: Artículo 1. Concepto. Se denominan «pagos a justificar» las cantidades que excepcionalmente se libren a favor de habilitados y cajas pagadoras para atender gastos concretos respecto de los cuales sea imposible aportar, previamente a la expedición de la propuesta de pago, la documentación justificativa que pruebe que se ha realizado la prestación o el derecho del acreedor, de conformidad con los acuerdos que en su día autorizaron y comprometieron el gasto. Procederá la expedición de órdenes de pago a justificar en los siguientes supuestos: a) Cuando los documentos justificativos no puedan aportarse antes de formular la propuesta de pago. b) Cuando los servicios o prestaciones a que se refieran hayan tenido o vayan a tener lugar en el extranjero. Artículo 2. Expedición de órdenes de pago a justificar. 1. Las órdenes de pago a que se refiere esta Orden se expedirán en base a orden o resolución de la autoridad con competencia para autorizar los gastos a que se refieran y se aplicarán a los conceptos del presupuesto de gastos que correspondan.

2 2. No se podrán expedir órdenes de pago a justificar a favor de las habilitaciones o cajas pagadoras cuando transcurridos los plazos reglamentarios, o en su caso los de prórroga, no se haya justificado la inversión de los fondos percibidos con anterioridad, conforme a lo dispuesto en esta Orden. 3. La fiscalización de las órdenes de pago que se expidan con el carácter de «a justificar» se referirá a los extremos siguientes: a) Que se basan en orden o resolución de autoridad competente para autorizar los gastos a que se refiera. b) Que se acompaña documento justificativo de la existencia de crédito suficiente y que el propuesto es el adecuado en función de la naturaleza de los gastos a realizar c) Que se adaptan a lo previsto en esta Orden y demás normas por las que se desarrolle la expedición de órdenes de pago a justificar. d) Que se acompaña diligencia, expedida por el Jefe de la Unidad de que dependa la caja pagadora o habilitación a cuyo favor se libre la orden de pago, acreditativa de no existir libramientos pendientes de justificación por ésta o de encontrarse los que existan dentro de los plazos reglamentarios para ello. Los interventores podrán incluir en sus informes de fiscalización cualquier otra observación de legalidad que consideren necesaria, pero tales reparos tengan carácter suspensivo sólo si se basan en uno de los citados requisitos. Artículo 3. Cajas pagadoras. 1.-Las órdenes de pago a justificar se expedirán a favor de las cajas pagadoras o habilitaciones que a tal efecto se crearán en las Consejerías y Organismos Autónomos. 2.- Al frente de cada habilitación o caja pagadora habrá un cajero con nombramiento expreso para él ejercicio de las funciones inherentes a dicho cargo. 3.- Las cajas o habilitaciones que se creen dependerán de la Secretaría General de la Consejería o Unidad que en los Organismos Autónomos realice sus funciones. No obstante, motivándose adecuadamente, en los correspondientes nombramientos se podrá disponer la adscripción de las cajas a otra unidad administrativa distinta que, en todo caso, deberá ser única para todo el ámbito de la Consejería u Organismo Autónomo de que se trate, excepto en los servicios cuya distancia de tales centros aconseje su adscripción a las Jefaturas de los servicios en que radiquen las cajas. 4.- Las Secretarías Generales o las Unidades a que se adscriban las cajas o habilitaciones vendrán obligadas a llevar y mantener al día un censo de las cajas pagadoras que de ellas dependan, de los cajeros pagadores adscritos, de los funcionarios autorizados para la disposición de los fondos y de los sustitutos de ambos con indicación expresa de las fechas de nombramiento, toma de posesión y cese. 5.- Bajo la dirección de los Secretarios Generales o de los Jefes de la Unidades Administrativas a que se adscriban las cajas pagadoras, los cajeros ejercerán las siguientes funciones: a) Contabilizar las operaciones que se refieran a la caja o habilitación en los libros que se determinen por la Intervención General. b) Efectuar los pagos que se le ordenen conforme a lo preceptuado por el artículo 7 de esta Orden. c) Verificar que los comprobantes facilitados para la justificación de los gastos y de los pagos consiguientes sean documentos auténticos y originales. d) Identificar la personalidad de los perceptores mediante la documentación procedente en cada caso. e) Custodiar los fondos que se le hubieran confiado y cuidar de que los intereses que procedan se ingresen en el Tesoro. f) Practicar los arqueos y conciliaciones bancarias que procedan. g) Facilitar los estados de situación de tesorería en los casos que se determinan en el artículo 9 de esta Orden. h) Rendir las cuentas que correspondan de acuerdo con el procedimiento y plazos establecidos en los artículos 10 y 11 de esta Orden.

3 i) Conservar y custodiar los talonarios y matrices de los cheques o, en su caso, las relaciones que hubiesen servido de base a su expedición por medios informáticos. En el supuesto de cheques anulados, deberán proceder a su inutilización y conservación ulterior a efectos de control. j) Aquellas otras que, en su caso, se les encomienden en los acuerdos por los que se les nombre o se constituyan las cajas pagadoras. 6. Son funciones de la Unidad a la que se adscriban las cajas: a) La coordinación y control de la actuación de las cajas pagadoras. b) Canalizar las relaciones de éstas con la Dirección General de Finanzas, la Intervención General, su Intervención Delegada y el Tribunal de Cuentas. c) Llevar y mantener un censo de las cajas pagadoras y de los cajeros adscritos a las mismas y de los funcionarios autorizados para firmar cheques y transferencias. d) La recepción, examen y aprobación de los estados de tesorería. e) La recepción y examen de las cuentas justificativas de la inversión dada a los fondos percibidos, someterlas a informe de la Intervención, recabar su aprobación por la autoridad que ordenó el libramiento y proceder a su archivo y custodia a disposición del Tribunal de Cuentas. f) Cuidar de que las cuentas se confeccionen y rindan dentro de los plazos reglamentarios. g) Aquellas otras que, en su caso, se les encomienden. Artículo 4. Situación de los fondos. 1. El importe de las órdenes de pago que se expidan se abonará mediante transferencia a las cuentas corrientes que bajo la denominación «Tesoro Público de la Región de Murcia Anticipos de fondos a justificar. Caja Pagadora xx.xx» haya autorizado a abrir para cada habilitación la Consejería de Hacienda y Administración Pública. Los fondos de estas cuentas se consideraran integrantes del Tesoro Público y tendrán, en todo caso, el carácter de fondos públicos. 2. Las entidades de crédito en las que se abran tales cuentas, quedarán obligadas a proporcionar a la Dirección General de Finanzas y a la Intervención General cuantos datos e información se les solicite por dichos Centros. 3. Las cuentas corrientes a que se refiere este articulo sólo podrán admitir ingresos procedentes de la Dirección General de Finanzas u Organismo Autónomo de que dependan, o en su caso de reintegros de los anticipos que reglamentariamente previstos, se haya ordenado hacer a los habilitados. 4. Las condiciones en que se remuneren tales cuentas serán pactadas por la Dirección General de Finanzas y los intereses que se produzcan serán ingresados en el Tesoro con aplicación, al concepto del presupuesto de ingresos que corresponda. 5. Excepcionalmente, cuando existan razones que así lo justifiquen, por las mismas autoridades que se ordenen los pagos podrá autorizarse la existencia de una cantidad limitada de fondos en efectivo en la caja pagadora para atender gastos de pequeña cuantía. De la custodia de estos fondos será directamente responsable el cajero pagador. Artículo 5. Carácter de los fondos. Los fondos librados en aplicación de esta Orden tendrán en todo caso el carácter de fondos públicos y se consideraran integrantes del Tesoro Público Regional Artículo 6. Disposición de los fondos. La disposición de los fondos de las cuentas a que se refiere el artículo 4 se hará exclusivamente mediante cheques nominativos o, preferentemente, transferencias bancarias autorizados con las firmas mancomunadas del habilitado y del funcionario que se designe por las Unidades de que dependan las cajas. Se podrá designar un sustituto para cada uno de ellos, pero en ningún caso una misma persona podrá realizar ambas sustituciones.

4 Para efectuar pagos mediante transferencia será necesaria la previa solicitud del acreedor o representante debidamente acreditado, salvo que dicha circunstancia se haya hecho constar expresamente por él en la factura comercial o documento en el que acredite su derecho. Dichas solicitudes se conservarán debidamente archivadas en la caja pagadora para su posterior comprobación. Asimismo podrán efectuarse pagos en metálico para los gastos a que se refiere el artículo 4.5, cuando se haya autorizada al cajero para el mantenimiento de efectivo en la caja. Artículo 7. Pagos. 1. Los gastos cuyos pagos hayan de atenderse mediante fondos librados a justificar serán acordados por los gestores competentes en cada caso y deberán seguir la tramitación establecida en función del tipo de gasto de que se trate de la cual quedará constancia documental. 2. Los actos de reconocimiento de la obligación y la ordenación del pago deberán constar, como mínimo, mediante el «PÁGUESE» dirigido al cajero, consignado por el órgano gestor competente para autorizar los gastos, en la factura comercial o justificante en que se documente el derecho del acreedor, o en documento aparte, en los que además de dicha orden de pago se especificará que el pago ha de efectuarse con cargo a los fondos a justificar y la aplicación presupuestaria o el libramiento al que se debe imputar el gasto, así como la fecha y autoridad que lo ordena. 3. Las obligaciones adquiridas se considerarán satisfechas desde el momento en que el perceptor suscriba el «recibí» en la orden de pago o desde que se hubiese ordenado por el cajero la transferencia a la entidad bancaria y cuenta indicada por él. 4. En ningún caso podrán realizarse pagos distintos a aquellos para los que se ordenó la expedición del libramiento a justificar 5. Tampoco podrán aplicarse a un libramiento pagos correspondientes a gastos imputables a un ejercicio presupuestario distinto al del año en que se expidió el libramiento a justificar. Artículo 8. Contabilidad. Las cajas pagadoras llevarán contabilidad auxiliar en la que se detallarán todas las operaciones realizadas con separación de las que corresponden a libramientos percibidos con el carácter de a justificar y de todo tipo de cobros, pagos o fondos que, en su caso, se les encomiende. Dicha contabilidad se ajustará a las normas y procedimientos que por la Intervención General se establezcan. Con la finalidad de controlar la situación que en cada momento presenten las órdenes de pago libradas «a justificar», por las oficinas de contabilidad de la Intervención General se registrarán éstas debidamente clasificadas por ejercicios presupuestarios y cajas pagadoras y en caso necesario dentro de cada caja pagadora por conceptos presupuestarios. A dicha información tendrán acceso los responsables de las cajas pagadoras y de las Unidades a que se hayan adscrito las mismas. Artículo 9. Control de fondos. 1.- Salvo que por las autoridades a que se refiere el artículo 2 se determinara una periodicidad mayor, en las primeras quincenas de los meses de enero, abril, julio y octubre y referidos al último día del trimestre inmediato anterior, los cajeros formarán estados de tesorería conforme a las normas y modelos que determine la Intervención General de la Región, de la que enviaran copias a la Unidad a que figuren adscritos, la cual procederá a su examen y posterior remisión con su aprobación, o con las observaciones que en su caso hubiese efectuado, al Interventor Delegado correspondiente. En cada una de estas tres oficinas se conservará una copia de estos estados de tesorería y documentos que los justifiquen. 2.- Los Jefes de las Unidades a las que figuren adscritas las cajas podrán acordar que se formulen estados de tesorería con carácter extraordinario referidos a fechas determinadas. 3.- los Interventores podrán realizar, en cualquier momento, por sí o por medio de los funcionarios que designen, los arqueos y comprobaciones que estimen oportunos.

5 Artículo 10. Plazos. 1.- Los cajeros pagadores quedarán obligados a justificar la aplicación de las cantidades recibidas dentro del mes siguiente a la inversión de las mismas y en todo caso en el plazo máximo de tres meses desde la percepción de los correspondientes fondos. 2.- Previo informe de la Intervención Delegada y a propuesta del órgano gestor del crédito, la Dirección General de Finanzas y en su caso los presidentes o directores de los Organismos autónomos podrán, excepcionalmente ampliar este plazo hasta un máximo de seis meses. 3.- No obstante cuando los pagos a justificar correspondan a expropiaciones, pagos en el extranjero o a créditos del Fondo Social Europeo, los cajeros tendrán un plazo de seis meses para rendir las cuentas justificativas de su inversión. En cada caso las Consejerías respectivas determinarán la fecha limite de rendición de cuentas cuando ésta pueda ser conocida y. en caso necesario, el órgano gestor del crédito, con informe de la Intervención Delegada remitirá solicitudes de ampliación de plazo a la Dirección General de Finanzas o a los presidentes o directores de los Organismos autónomos. Plazo que, con sus ampliaciones, no podrá exceder de un año. Artículo 11. Cuentas justificativas. 1.-En las cuentas justificativas de la inversión figurará en el debe él importe percibido y en el haber las obligaciones satisfechas con cargo a aquél. La cantidad no invertida será justificada con la carta de pago demostrativa de su ingreso en el Tesoro Público. A dichas cuentas se acompañarán debidamente relacionadas las facturas y demás documentos originales que justifiquen la aplicación definitiva de los fondos librados. 2. La Intervención General establecerá el modelo normalizado a que habrán de ajustarse las cuentas justificativas. 3. Las cuentas se formarán y rendirán por los cajeros pagadores y se conformarán por los jefes de las Unidades administrativas a que las cajas se hayan adscrito. 4. La Intervención Delegada realizará la intervención de la inversión examinando las cuentas y los documentos que las justifiquen, pudiendo utilizar procedimientos de auditoría o de muestreo cuando así se establezca por la Intervención General. 5. Una vez examinadas las cuentas se devolverán con el informe correspondiente, a la Unidad Administrativa de que dependa la caja pagadora, que procederá a someterlas a la aprobación o reparo de la autoridad que dispuso la expedición de la correspondiente orden de pago. Aprobación o reparo que deberá realizarse en el transcurso de un mes desde la fecha de presentación de la cuenta por el cajero. 6. Los Jefes de las Unidades administrativas previstas en el artículo 3 cuidarán de que la justificación se realice dentro del plazo establecido, adoptando o proponiendo en su caso, las medidas que ordena el artículo 104 de la ley 3/90. de Hacienda de la Región de Murcia, y comunicando tal situación al Ordenador de Pagos. 7. En caso de que, vencido el plazo, no se hayan presentado las cuentas justificativas dichos Jefes conminarán a los cajeros respectivos para que lo hagan en el nuevo plazo de diez días, advirtiéndoles que de no hacerlo así se librará la correspondiente certificación de descubierto. 8. Si transcurrido el nuevo plazo de diez días tampoco se hubiese presentado la justificación además de adoptar las medidas previstas en el artículo de la Ley 3/90 solicitarán de la Intervención General la expedición de certificación de descubierto, por el importe del saldo pendiente de justificación y lo comunicarán igualmente a la Ordenación de Pagos. Disposiciones adicionales Se efectúan las siguientes modificaciones a la Orden de 14 de abril de 1994, por la que se regulan los anticipos de caja fija: El número 3 del artículo 6 queda redactado de la siguiente manera: «3. Las cuentas corrientes a que se refiere este artículo sólo podrán admitir ingresos procedentes de la Dirección General de Finanzas u Organismo Autónomo de que dependan, en el caso de las subcajas, de la caja central a la que esté adscrita, o de reintegros de los anticipos que, reglamentariamente previstos, se haya ordenado hacer al cajero pagador.»

6 Se añade el siguiente párrafo al final del artículo 8: «Las obligaciones adquiridas se consideraran satisfechas desde el momento en que el perceptor suscriba el «recibí» en la orden de pago o desde que se hubiese ordenado por el cajero la transferencia a la entidad bancaria y cuenta indicada por él.» Se añade el siguiente párrafo al final del artículo 9: «Para efectuar pagos mediante transferencia será necesaria la previa solicitud del acreedor o representante debidamente acreditado, salvo que dicha circunstancia se haya hecho constar expresamente por él en la factura comercial o documento en el que acredite su derecho. Dichas solicitudes se conservarán debidamente archivadas en la caja pagadora para su posterior comprobación Disposición derogatoria Queda derogada la Orden de esta Consejería de 23 de marzo de 1987, por la que se regulaba la expedición de órdenes de pago a justificar y demás normativa dictada en su desarrollo. Disposición transitoria A la entrada en vigor de esta Orden quedarán revocados todos los nombramientos de Habilitados de Pagos a justificar vigentes. Debiendo procederse, en caso de que sea necesario, a realizar nuevos nombramientos de acuerdo con las normas contenidas en esta Orden. No obstante, aquellos habilitados que habiendo percibido fondos tengan saldos pendientes de justificar continuarán ejerciendo sus funciones hasta el final del plazo de que dispongan para realizar dicha justificación o de las prórrogas que se les concedan. Murcia, 25 de abril de El Consejero de Hacienda y Administración Pública, José Salvador Fuentes Zorita.