FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES


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1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de Nóminas 2. Unidad productora Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización, Sección de Retribuciones y Seguridad Social. Servicio de Gestión Económica 3. Objeto de la gestión administrativa Gestionar el procedimiento de pago de nóminas del personal al servicio de la Universidad. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel Magnético: existe aplicación informática HOMINIS. 6. Volumen de la serie 24 cajas por año (3 m.l.) 7. Documentos que integran la serie - Partes de alta en nómina (a transferir al Archivo General por la Sección de Retribuciones y Seguridad Social -SRSS-). Se le adjuntan documentos acreditativos de: - Contratos administrativos de colaboración temporal y cláusulas adicionales si las hubiere. - Contratos de trabajo de duración determinada celebrados al amparo del Real Decreto 2104/84. - Contratos especiales de trabajo de personal de alta dirección - Contratos para obra determinada. - Comunicaciones de prórroga de contratos de trabajo eventual por circunstancias de la producción acogidos al Real Decreto 2104/84. - Comunicaciones de prórroga de contratos de trabajo temporal acogidos al Real Decreto 2104/84. - Documentos de la formalización de la toma de posesión en el puesto de trabajo. - Partes de baja y/o reintegro (a transferir al Archivo General por la SRSS). Se le adjuntan documentos acreditativos de: - Documentos para la formalización del cese en el puesto de trabajo. - Documentos del cese en el puesto de trabajo - Anexo (docentes): partes de baja. 1

2 - Partes de alteración en nómina (a transferir al Archivo General por la SRSS). Se le adjuntan documentos acreditativos de: - Acuerdos de reconocimiento de trienios. - Acuerdos de reconocimiento de tiempo de servicios previos, segun la Ley 70/78. - Acuerdos de cambio de situación administrativa (excepto suspendidos de funciones). - Anexo de liquidaciones por pluriempleo. - Anexo de partes de modificación. - Resoluciones de evaluación de méritos docentes. - Resoluciones de evaluación de méritos de investigación. - Nombramientos. - Informe sobre la productividad de los funcionarios. - Notas interiores sobre las horas extraordinarias realizadas. - Notas interiores sobre las gratificaciones. - Notas interiores varias que supongan modificaciones en la nómina. - Solicitudes de cambio de domiciliación bancaria. - Informe justificativo de los casos particulares de paga extra. - Informe justificativo de la nómina del mes del personal funcionario y del personal laboral. - Informe sobre el descuento de haberes del PAS que haya secundado algún paro. - Informe de las retribuciones con motivo de licencias por asuntos particulares. - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribuciones (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribucines por orden alfabético (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación nominal de perceptores con variación en sus retribuciones (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Estados justificativos de la nómina (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación nominal de perceptores incluidos en la Seguridad Social (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación nominal de cuotas a favor de la mutualidad obligatoria (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación alfabética de perceptores (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación alfabética de perceptores con domicilio (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación alfabética de perceptores ordenados por entidad pagadora (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación de perceptores con anticipos en nómina (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación de duplicados por Número de Registro de Personal en el fichero básico del mes (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación de retención de haberes (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación de perceptores con retención judicial (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Listado de altas y bajas en el mes (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Devolución de préstamos a MUFACE (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Boletín de cotización a la Seguridad Social. Cuota patronal (TC1) (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Relación nominal de trabajadores inscritos en la Seguridad Social (TC2) (a transferir al Archivo General por la SRSS). - Documento sobre el pago de retribuciones por nóminas unificadas (a transferir al Archivo General por el Servicio de Gestión Económica -SGE-). - Resumen general por aplicaciones presupuestarias (a transferir al Archivo General por el SGE). - Cuota de derechos pasivos (a transferir al Archivo General por el SGE). - Documentos contables (a transferir al Archivo General por el SGE). - Resumen contable de la nómina (a transferir al Archivo General por el SGE). - Relación de órdenes de pago del banco -Caja de Madrid- (a transferir al Archivo General por el SGE). - Relación de reintegros (a transferir al Archivo General por la SRSS). 8. Ordenación Cronológica, por meses y años. 2

3 9. Legislación - Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, texto refundido de la Ley General Presupuestaria. - Ley de Presupuestos Generales del Estado para el ejercicio correspondiente. - Orden de 30 de julio de 1992, sobre instrucciones para la confección de nóminas. - Resoluciones del Ministerio de Economía y Hacienda en relación a las nóminas para cada ejercicio presupuestario. (Sobre la serie se aplica la legislación del Estado, no así la legislación emanada de la Comunidad de Madrid) 10. Procedimiento administrativo La Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización, Sección de Retribuciones y Seguridad Social, produce los partes de alta, baja y alteración en nómina que se hayan producido en el mes. Cada uno de estos partes está acompañado de los justificantes correspondientes. Con esa información se generan unos disquetes informáticos que se envían a la Subdirección General de Tratamiento de la Información (antes Centro de Proceso de Datos) del Ministerio de Educación y Cultura, quien remite una relación de libros y documentos sueltos con la nómina unificada y mecanizada correspondiente a ese mes. La Sección de Retribuciones y Seguridad Social comprueba toda esa documentación, y en caso de observar alguna anomalía, repite de nuevo la operación mediante el parte correspondiente en la nómina del mes siguiente. Esta Sección conserva un ejemplar de toda la documentación recibida de a la Subdirección General de Tratamiento de la Información del Ministerio, a excepción del Documento sobre el pago de retribuciones por nóminas unificadas, el Resumen general por aplicaciones presupuestarias y la Cuota de derechos pasivos, de los que llega un solo ejemplar, los cuales son remitidos al Servicio de Gestión Económica junto con ejemplares duplicados de la Relación nominal de perceptores con variación en sus retribuciones (1 ejemplar), Estados justificativos de la nómina (1 ejemplar), Relación nominal de cuotas a favor de la mutualidad obligatoria (1 ejemplar), Relación alfabética de perceptores (2 ejemplares), Relación alfabética de perceptores ordenados por entidad pagadora (2 ejemplares), Relación de perceptores con anticipos de nómina (1 ejemplar), Relación de retenciones de haberes (1 ejemplar), Relación de perceptores con retención judicial (1 ejemplar), y Devolución de préstamos a MUFACE (1 ejemplar). El Servicio de Gestión Económica recibe la documentación y hace los documentos contables correspondientes (a excepción de los documentos ADOP de anticipos de nómina, que hace la Sección de Retribuciones y Seguridad Social), junto con un resumen contable de la nómina. Envía al banco- Caja de Madrid- un ejemplar de la Relación alfabética de perceptores ordenada por entidad pagadora, quien una vez efectuados los pagos lo devuelve a dicha unidad, con una relación de las órdenes de pago realizadas. Los documentos de nóminas pueden ser sometidos a inspección de organismos oficiales de control (Tribunales de Cuentas del Ministerio de Hacienda, Comunidad de Madrid y Comunidad Europea), hasta un plazo de seis años. 11. Ubicación de la serie Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización, Sección de Retribuciones y Seguridad Social. Servicio de Gestión Económica. 3

4 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de personal (expediente económico) Expedientes de altas y bajas (Personal de Administración y Servicios y Docentes) Libro de matrícula Expedientes de pluriempleo de personal docente asociado 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados La mayor parte de los documentos de nóminas remitidos por a la Subdirección General de Tratamiento de la Información del Ministerio de Educación y Cultura llega en ejemplares múltiples, la mayoría de los cuales no se utilizan en la gestión de las nóminas. 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión 2 cursos académicos Valor administrativo-fiscal 6 años Valor histórico Parte de los tipos documentales, a partir de los 6 años 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (50 años desde la fecha del último documento incorporado al expediente) Estos expedientes recogen datos de carácter personal, por lo que el Archivo General propone a la Comisión establecer un acceso restringido durante 50 años. 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación X Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial El Archivo General propone la conservación permanente de los siguientes tipos documentales, una vez agotado el valor administrativo de la documentación: - Partes de alta en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Partes de baja en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Partes de alteración en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribuciones. - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribuciones por orden alfabético. - Relación nominal de cuotas a favor de la mutualidad obligatoria. 4

5 - Cuota de derechos pasivos. - Documentos contables. - Relación de reintegros. El Archivo General propone a la Comisión conservar por muestreo un ejemplar de cada tipo documental inscrito en el procedimiento, correspondiente al mes de diciembre de cada año. 18. Observaciones En atención a la multiplicidad de ejemplares que se gestionan a lo largo del procedimiento, es necesario determinar la unidad responsable de transferir al Archivo General los tipos documentales que integran la serie. La propuesta viene explicada en el punto 7 de este formulario, completando la descripción de los documentos que forman la serie. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión 2 cursos académicos Valor administrativo-fiscal 6 años, desde la remisión de la Cuenta Anual al órgano correspondiente Valor histórico Parte de los tipos documentales, a partir de los 6 años desde la remisión de la Cuenta 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido (50 años desde la fecha del último documento incorporado al expediente) 21. Resolución de disposición final Eliminación X Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial La Comisión dictamina la conservación permanente de los siguientes tipos documentales, una vez agotado el valor administrativo de la documentación: - Partes de alta en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Partes de baja en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Partes de alteración en nómina, junto con los justificantes correspondientes. - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribuciones. - Relación por Número de Registro de Personal de perceptores con todas sus retribuciones por orden alfabético. - Relación nominal de cuotas a favor de la mutualidad obligatoria. - Cuota de derechos pasivos. - Documentos contables. - Relación de reintegros. 5

6 La Comisión da por bueno el criterio del Archivo General referente a conservar por muestreo un ejemplar de cada tipo documental inscrito en el procedimiento, correspondiente al mes de diciembre de cada año. 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente: 8/ Sesión: 15 de noviembre de 1996 (sesión 3/96) 25. Asistentes: Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Enrique Villalba, Rosa Barbeitos. Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras, Alberto Palomar, José Ramón Cruz y José Furones, quienes previamente han hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. Invitados: Celia Gavilán Marfé (Jefa de Servicio de Gestión Académica), Carmen Jover Gómez-Ferrer (Directora de Servicios de Recursos Humanos y Organización), Carmen Martínez Raez (Jefa de Sección de Retribuciones y Seguridad Social) 26. Fecha del dictamen de la Comisión: 15 de noviembre de Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno 6

7 D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 7

8 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de nóminas ANEXO 8

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