MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBUCAS


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1 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBUCAS SECRETARÍA DE ESTADO DE PRESUPUESTOS Y GASTOS INTERVENOÓN GENERAL DE LA ADMINISTRAOÓN DEL ESTADO Se ha detectado en la Intervención General ciertas divergencias de criterio en las Intervenciones Delegadas en cuanto a los casos en los que los Servicios gestores pueden expedir documentos ADOK para el registro de las operaciones de ejecución del presupuesto de gastos de acuerdo con lo establecido en la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado (en adelante IOC), aprobada por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1de febrero de En relación con el registro contable de las operaciones de ejecución del presupuesto de gastos, en primer lugar es preciso hacer referencia a la regla 2 de loe, en la que se indica que toda operación relativa a la gestión de gastos del Estado se debe incorporar al sistema de información contable a través de uno o más documentos contables, en función de la naturaleza de la operación de que se trate. Asimismo, dicha regla establece que los Servicios gestores deberán tomar las medidas oportunas que garanticen que la expedición de los documentos contables y su remisión a las oficinas de contabilidad se realice en el plazo más breve posible desde el momento en el que se dictaron los correspondientes ctos administrativos. Así, de acuerdo con el citado principio general incluido en la regla 2 de la loe, todo acto administrativo que suponga el desarrollo de una fase de ejecución del presupuesto de gastos, debe registrarse en 'Ia contabilidad a través del oportuno documento contable a la mayor brevedad desde su aprobación, sin que se pueda posponer su contabilización a una fase posterior mediante la utilización de procedimientos de registro acumulado de operaciones. Por otra parte,. es preciso señalar que, de acuerdo con la regla 24 de la loe, se deberá expedir un documento mixto ADOK cuando en un mismo acto se acumulen la autorización del gasto, su compromiso y el reconocimiento de la obligación. Maria de MoIina, Madrid Teléfono (91) Fa. (91)

2 Por tanto, como criterio general, cuando no se produzca la acumulación de las fases de ejecución del gasto en un mismo acto no se debería expedir documento ADOK, sino un documento A por el acto de autorización del gasto, un documento Dpor el acto de compromiso de gasto y un documento OK por el acto de reconocimiento de la obligación. En su caso, se podrán acumular las fases de autorización y compromiso del gasto. cuando ambas se aprueben en un mismo acto, mediante la expedición de un documento contable AD. Por ello, la aplicación de las normas de procedimiento contable que se incluyen en las reglas de la IOC para los distintos tipos de gasto se deberá efectuar t~niendo en cuenta el criterio general que se deduce de la citada regla 24. Es decir, es 'preciso considerar que cuando en aiguna regla de la IOC se permite la utilización del documento ADOK, se hace con carácter de excepcional por lo que el procedimiento habitual que se deberá seguir conlleva la contabilización de cada una de las fases de ejecución del gasto (A, D, o, en su caso, AD y OK) a medida que se van produciendo, sin posponer dicha contabilización a la fase del reconocimiento de la obligación. De acuerdo con lo anterior, se considera necesario aclarar los criterios a seguir en determinadas operaciones que figuran en la IOC y sobre las que se pueden plantear ciertas dudas en cuanto a la posibilidad de expedir documentos ADOK: Propuestas de pago a justificar. Según la regla 29 de la IOC, la contabilización de las propuestas de pago a justi'ficar se realizará mediante documento ADOK, oen su caso OK, expedido a favor de la Caja Pagadora que deba efectuar el pago a los acreedores finales. Criterio a seguir: Debe entenderse que la posibilidad de utilizar el documento contable ADOK en las propuestas de pago a justificar sólo se debe producir cuando se unen en un único acto el libramiento a justnicar con las fases anteriores A y D. En la medida que el libramiento a justificar sea posterior a los actos por los que han dictado la autorización y compromiso de gasto, se deberán contabilizar previamente los documentos A y D, Ó, en su caso, AD, y posteriormente el documento OK cuando se efectúe el libramiento a justificar. No obstante, en el caso de pagos a justificar al exterior podrá estar MINISTERIO DE HAÓENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBUCAS INTERVENCIÓN GENERAl.. DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO

3 justificada la expedición de documentos contables ADOK en atención a la singularidad de este tipo pagos. Reposiciones de antrcipos de caja fija. De acuerdo con la regla 36, la aplicación a presupuesto de los gastos realizados con cargo al anticipo de caja fija y la propuesta de reposición de fondos al cajero pagador, se contabilizarán mediante documento ADOK que se acompañara a la cuenta justificativa. Criterio a seguir: En este caso, por el propio funcionamiento definido para el procedimiento de caja fija no se produce la imputación presupuestaria de los gastos realizados hasta el momento en que se rinde la cuenta justificativa de los pagos realizados, momento en el que ya están realizadas todas las fases de ejecución del gasto, por lo que es procedente que se contabilice un documento ADOK. Gastos de persqnal. En las reglas 67 (retribuciones de personal), 70 (cuotas sociales) y 71.(prestaciones sociales -clases pasivas-) de la IOC se permite la expedición de documentos ADOK por cada una de las nóminas o expedientes que se aprueben por razones debidamente justificadas y siempre en orden a una más adecuada gestión en la ejecución de los créditos autorizados. En la regla 75 (gastos sociales del personal) también se permite el uso del documento.adok cuando no existan documentos AD registrados con carácter 'previo. Criterio a seguir: Tal como regulan las citadas reglas 67, 70 Y71, con carácter general, al inicio del ejercicio el Servicio gestor competente deberá formular un documento AD por el importe que se prevea gastar durante dicho ejercicio. De igual forma, de acuerdo con la regla 75, el Servicio gestor competente expedirá un documento AD por el importe que resulte de las estipulaciones recogidas acerca de este tipo de gasto en el convenio colectivo aplicable. Gastos corrientes en bienes y servicios e inversiones reales. La IOC no permite la expedición de documentos contables ADOK, ni siquiera ~ra el caso de contratos menores, salvo en aquellos casos que se tramiten por el procedimiento de anticipos de caja fija. MINISTERIO DE HAOENDA Y ADMINISTAAClONES PÚSllCAS INfERIIENCIÓN GENeRAl DE LA ADMlNISTRAC!ÓN DEL ESfAOO

4 Criterio a seguir: Siempre se deberán expedir con carácter previo los documentos contables A, D Ó, en su caso, AD, y posteriormente el documento OK, incluso en el caso de los contratos menores, excepto los tramitados por anticipos de cajpfija o cuando se cumplan los requishos de la regla 24 de la IOC. Transferencias ysubvenciones. De acuerdo con la regla 83, en el caso de subvenciones nominativas, una vez dictado el acuerdo de concesión por el órgano competente, el Servicio gestor formulará un documento AD ó ADOK que se remitirá a la oficina de contabilidad, junto con el acuerdo deconcesión. Por otra parte, en la regla 85 se establece que, en el caso de subvenciones no nominativas, si las bases reguladoras de la concesión prevén que el beneficiario justifique en el momento de la solicitud o, en su caso, con anterioridad a la concesión de la subvención, la realización de la actividad de la misma, una vez acordada su concesión, el Servicio gestor expedirá un documento ADOK que se remitirá a la oficina de contabilidad junto con el citado acuerdo. Criterio a seguir: Con carácter general se deberán expedir previamente los documentos contables A, D Ó, en su caso, AD, siempre que dichas fases se plasmen en los correspondientes actos con carácter vio al reconocimiento de la obligación. Por ello, sólo se podrá permitir la expedición del documento ADOK cuando se cumplan los requisitos establecidos en la regla 24 de la IOC, yen especial en el caso de las subvenciones nominativas con respecto a las cuales también se deberán cumplir dichos requisitos. Pasivos financieros. De acuerdo con la regla 106, una vez aprobado el expediente de intereses de demora, se expedirá un documento ADOK que se remitirá a la oficina de contabilidad, junto con el citado expediente. Criterio a seguir: Con carácter general se deberán expedir previamente los documentos contables A, D Ó, en su caso, AD, siempre que dichas fases se plasmen en los correspondientes actos antes del reconocimiento de la obligación. Por ello, sólo se podrá permitir la expedición del documento ADOK cuando se cumplan los requisitos establecidos en la regla 24 de la IOC. MINISTERIO!lE HACIENDA Y ADMINISTAACIOrES PÚBUCAS INTCRVENClÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIóN DEL ESTACO

5 Una vez expuestos los criterios que deberán aplicar las Intervenciones Delegadas eh relación con la expedición por los Servicios gestores de los documentos contables ADOK correspondientes a las operaciones indicadas, es preciso destacar que si se plantean situaciones en las que se necesita aplicar alguna excepción a los criterios generales anteriores, se deberá efectuar la oportuna propuesta ala Intervención General, incluyendo la justificación de la misma, a'fin de que se estudie y, en su caso, se autorice dicha excepción y así se pueda aplicar de forma uniforme en todas las Intervenciones Delegadas. ~adrid, 6de marzo de 2013 (J EL INTERVENTOR G E Fdo.: José Carlos Alcalde Hernánde EXCMO. SR. INTERVENTOR GENERAL DE LA DEFENSA; ILMO. SR. SUBDIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD DEL MINISTERIO DE DEFENSA; SRES/SRAS. INTERVENTORES DELEGADOS EN MINISTERIOS, ORGANISMOS AUTÓNOMOS, AGENCIAS ESTATALES Y ENTIDADES PÚBLICAS ESTATALES, INTERVENTORES REGIONALES YTERRITORIALES. MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINIsrRAC!ONeS PÚBUCAS INTERVENCIÓN GENERAl. DE LA ADMINISTRACIÓN DEI. ESTADO

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